Планирование не учит управлять временем, потому что это невозможно. Секунды, минуты и часы проходят, хотим мы того или нет. Но в наших силах — изменить отношение к задачам, чтобы создать свободное пространство для важного. В новом году воспользуйтесь методиками планирования, чтобы не зарываться в срочных делах и уделять время действительно важному.
Выгрузить все из головы |
Дэвид Аллен, автор методики GTD (Getting Things Done) и пособия «Как привести дела в порядок: рабочая тетрадь», предлагает начать с организации сбора всей входящей информации. Сюда относятся электронные письма, бумажные документы, заметки с деловых встреч, обязательства, которые вы брали на себя в разговорах и на совещаниях. Разбейте все по категориям и разместите входящие: храните заметки в специальном лотке, записывайте мысли в один блокнот, организуйте гаджет для работы.
Кроме того, выгрузите все из головы в места хранения входящих. Это могут быть ваши идеи, все, что вам нужно запомнить, и все, что требует вашего внимания. То есть это все те «мог бы», «должен», «хотел бы», «нужно», которые вертятся у вас в голове, но еще нигде не записаны.
Год как 12 недель |
Как правило, мы прибегаем к годовому мышлению, то есть планируем дела на год вперед. Это удобно, но не эффективно. Когда впереди много недель, важное откладывается «до лучших времен». В итоге, в декабре мы понимаем, что время упущено, и уже сложно что-то наверстать. Даже если есть какие-то результаты, для такого большого отрезка времени, как год, они часто незначительны, если оценивать все сферы жизни в целом.
Попробуйте в 2020 году действовать по-новому: запланируйте цели не на год, а на три месяца. Эта методика подробно изложена в книге «12 недель в году» (также есть рабочая тетрадь).
Соблюдайте несколько простых правил: запишите не более трех целей из разных сфер жизни. На каждую неделю поставьте по одной большой задаче. Придумайте, как вы себя отблагодарите через 12 недель (поедете в путешествие, проведете уикенд на природе, исполните мечту, на которую всегда не хватало времени). Преимущество планирования на короткий срок в том, что вы будете держать руку на пульсе, не забудете о важном и сможете быстро расстаться с мечтами, из которых выросли. Да и ощущение дедлайна будет мотивировать!
Принцип временных блоков |
Вы можете расписать задачи для каждого дня, но как сделать это гармонично и не ставить перед собой невыполнимых задач? Один из способов — принцип временных блоков, о которых рассказывает Максим Дорофеев в книге «Джедайские техники». Вот в чем преимущества этого метода.
Подготовка к работе занимает больше времени, чем сама работа.
Предстоящие дела можно распределять по временным блокам.
Разбивка задач по времени позволяет учитывать их приоритет и выполнять наиболее важные из них в периоды своей высокой активности.
Можно объединить сразу несколько дел и сэкономить время.
Становится проще не отвлекаться на окружающих.
Запишите, чем вы собираетесь заниматься в течение дня — сколько времени тратите на выполнение задач, на сборы в дорогу, хобби и так далее. Что из этого можно объединить и совместить (слушать аудиокниги в дороге, зайти в магазин в обеденный перерыв, пригласить партнера поиграть в керлинг)? Представьте, что ваш день разбит на четыре блока — утро, первая половина дня, вторая половина дня, вечер. В каждый блок запишите дела в порядке приоритетности.
Список не-дел |
Иногда полезно не только ставить себе задачи, но еще и вычеркивать их. Возможно, сейчас ваш список дел на ближайший 12-недельный год огромен. Давайте «пропустим» его через фильтр списка не-дел.
Техника из книги «Не делай это» основана на идее, что вы не сможете сделать все, но вы и не обязаны. Мы часто считаем, что занятость — синоним успеха. Чтобы стать успешным, нужно делать как можно больше. Но люди, которые стремятся решить много задач, в результате делают всего понемногу. А этого недостаточно. Вычеркните из списка дела, которые вы можете делегировать, отдать на аутсорс, просто отказаться от их выполнения. Составьте новый, изрядно «похудевший» список прямо сейчас. Итак, что вы не будете делать в 2020 году?
Ежедневный чек-лист |
Еще один инструмент от Максима Дорофеева — ежедневный чек-лист. О нем он подробно рассказывает в новинке «Путь джедая». Сразу уточним: это не то же самое, что список задач. В чем отличие? Список задач — это как будто бы список обязательств. В идеале, над ним не нужно думать, надо брать и делать. А ежедневный чек-лист — это список идей, которые имело бы смысл попробовать на себе. Вы не должны и не обязаны их пробовать и применять. Уж тем более нет никаких требований относительно того, что именно делать и как часто.
Ежедневный чек-лист — это, скорее, инструмент отчетности, который показывает, что и в какой мере вы выполняете. Какие задачи можно включить в чек-лист? Важные, но не срочные. Например, игры с ребенком, чтение книги, медитация, спорт и так далее. Словом, то, что делает вашу жизнь лучше.
Метод Agile |
В книге «Просто космос» и в Agile-ежедневниках (в ярких или темных обложках) вы познакомитесь с гибким методом планирования. Жить эффективно — это умение сочетать работу, отдых и личные цели. Например, можно установить правило — не брать работу домой на вечер, потому что в это время у вас другие, не менее важные дела: побыть с семьей, приготовить ужин, почитать книгу. Такие задачи заряжают энергией и помогают сохранить баланс в жизни.
Поговорим, как распределить работу в рамках временных блоков, о которых мы говорили выше. Отличный вариант — выделять на задачу 25 минут, а затем делать 5-минутный перерыв. Возможно, вы не успеете завершить всю работу, но перерыв сделать все равно нужно (а потом продолжить с новыми силами).
Также вечером заполняйте две графы — достижение и благодарность дня. Достижение — это то, за что вы себя можете похвалить. Благодарность — то прекрасное, что случилось с вами сегодня.
Как успокоить мысли |
Никакое планирование не поможет, если вы не умеете успокаивать свои мысли. Это важно, ведь тревожные мысли появляются всегда некстати: перед сном или во время важной работы. Стоит поддаться — и все планирование летит вверх тормашками. В книге «Быть собой» есть упражнение, направленное на осознанное мышление. Вы научитесь контролировать свои мысли и менять настрой, когда захочется.
Сядьте в удобное кресло и наблюдайте за всеми мыслями, которые приходят вам в голову. Представьте, что ваши мысли — это облака, непрерывной вереницей плывущие по небу: одни — тяжелые, другие — легкие, третьи — грозовые. Они продолжают двигаться и трансформироваться без усилий с вашей стороны. Если эта метафора не работает, представьте, что смотрите фильм и ваши мысли озвучивают разные персонажи. Ваша роль сводится к тому, что вы просто сидите, смотрите, возможно, жуете попкорн или хот-дог. В какой-то момент вы можете заметить, что покинули место, присоединились к фильму и стали частью сюжета. Как только вы осознали, что это произошло, без всяких критических рецензий снова займите свое место в зрительном зале, возьмите ведерко с попкорном и возобновите просмотр.
Суть не в том, чтобы стараться как можно реже появляться в кадре и возвращаться в зал; ваша цель — замечать каждый раз, когда это происходит. Это упражнение здорово прокачивает ментальную мышцу осознанности. В последние несколько секунд упражнения верните фокус внимания на дыхание. Каждый раз, когда вы концентрируетесь на дыхании или занимаете зрительское место в мысленном кинотеатре, вы автоматически попадаете в настоящий момент.
Есть легкий способ понять, удается ли вам жить осознанно и насколько правильно вы планируете цели и задачи. Если к концу вечера список дел пуст, а вы чувствуете себя в приподнятом настроении, потому что успели сделать не только срочные вещи, но и важные, значит, вы — джедай продуктивности! Воспользуйтесь нашими советами, чтобы 2020-й стал для вас по-настоящему прорывным.
Похожие подборки
Не знаете, что почитать?
